Giriş
Kamu ihalelerinde, isteklilerden sunulması istenen belgelerin hangi aşamada ve hangi amaçla talep edildiği önem taşımaktadır. Özellikle Teknik Şartnamede istenen bir belgenin İdari Şartnamede yeterlik kriteri olarak düzenlenip düzenlenmediği, bu belgenin teklif değerlendirmesinde dikkate alınıp alınamayacağı açısından önem arz etmektedir. İdari Şartname ile Teknik Şartname arasında bu konuda farklı düzenlemelerin bulunması ise uygulamada çeşitli uyuşmazlıklara neden olmaktadır.
Örneğin Teknik Şartnamede;
“İstekliler teklifleri kapsamında X belgesini sunacaktır.” şeklinde bir düzenleme bulunmasına rağmen, aynı belgeye İdari Şartnamenin yeterlik kriterlerine ilişkin 7’nci maddesinde yer verilmemişse, söz konusu belgenin teklif değerlendirmesinde bir yeterlik kriteri olarak dikkate alınıp alınamayacağı önem kazanmaktadır.
Bu noktada temel soru şudur:
Teknik Şartnamede istenen ancak İdari Şartnamede yeterlik kriteri olarak düzenlenmeyen bir belge, isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına gerekçe yapılabilir mi?
Bu sorunun cevabı, öncelikle söz konusu belgenin ihaleye katılım ve yeterlik aşamasına mı, yoksa sözleşmenin uygulanması aşamasına mı ilişkin olduğunun belirlenmesine bağlıdır.
1. Teknik Şartname ile İdari Şartnamenin İşlevleri Farklıdır
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 12’nci maddesinde, ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine, ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verileceği düzenlenmiştir.
Teknik Şartname esas olarak ihale konusu işin teknik özelliklerini, performans kriterlerini, kullanılacak ürünlerin veya yapılacak işin teknik niteliklerini ortaya koyar. Buna karşılık İdari Şartname; isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için gerekli belgeler, yeterlik kriterleri ve tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin idari kuralları belirler. Dolayısıyla bir belgenin Teknik Şartnamede bulunması ile bu belgenin yeterlik kriteri haline gelmesi aynı şey değildir.
2.Yeterliğin Belirlenmesinde Uyulacak İlkeler – Madde 28
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’inci maddesi, bu konuda temel düzenlemelerden biridir.
Maddenin ikinci fıkrasında;
“Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmüne yer verilmiştir.
Bu düzenlemenin temel sonucu şudur:
Bir belge, isteklinin ihaleye katılımında veya yeterlik değerlendirmesinde aranacaksa, bunun ihale dokümanının ilgili bölümünde açık ve belirli şekilde düzenlenmesi gerekir. Başka bir ifadeyle, isteklinin teklifinin yeterlik yönünden değerlendirilmesinde kullanılacak belgelerin sonradan ortaya çıkarılması veya yalnızca Teknik Şartnamede yer alan genel bir düzenlemeye dayanılarak yeterlik kriteri haline getirilmesi mümkün değildir.
Bu nedenle, Teknik Şartnamede bulunan bir belgenin yeterlik kriteri olarak kullanılabilmesi için İdari Şartname ile kurulan yeterlik düzeninin de dikkate alınması gerekir.
3.Teknik Şartnamede Belge Hiçbir Şekilde İstenemez mi?
Burada önemli bir ayrım bulunmaktadır. İdari Şartnamede yer almayan her belge Teknik Şartnamede bulunamaz şeklinde bir sonuç çıkarılması doğru değildir. Çünkü bazı belgeler, isteklinin ihaleye katılma yeterliğini göstermek için değil, sözleşmenin uygulanması sırasında işin gereği olarak yükleniciden istenebilir. İşte bu ayrım Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 30’uncu maddesinde açıkça düzenlenmiştir.
4.Sözleşmenin Yürütülmesi Aşamasındaki Mesleki ve Teknik Yükümlülükler – Madde 30
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler” başlıklı 30’uncu maddesi, bu konudaki sınırı ortaya koymaktadır.
Maddenin birinci fıkrasına göre;
İdari Şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olan mesleki ve teknik yükümlülüklere ilişkin düzenlemeler Teknik Şartnamede yapılabilir. Aynı düzenlemede, bu yükümlülüklere ilişkin olarak yüklenici tarafından idareye sunulması gereken belgelerin Teknik Şartnamede açıkça düzenlenmesinin zorunlu olduğu belirtilmiştir.
Bununla birlikte 30’uncu maddenin ikinci fıkrası önemli bir sınır getirmektedir:
İdarelerce belirlenmesi zorunlu olan mesleki ve teknik yeterlik kriterlerine ve bu kapsamda istenecek belgelere Teknik Şartnamede yer verilemez.
Dolayısıyla iki farklı belge grubunu birbirinden ayırmak gerekir:
A)İhaleye katılım ve yeterlik için istenen belgeler
Bunlar isteklinin ihale aşamasında yeterli olup olmadığının belirlenmesinde kullanılır.
Bu tür belgelerin yeterlik kriteri olarak açıkça düzenlenmesi gerekir.
B)Sözleşmenin uygulanması sırasında istenen belgeler
Bunlar ise isteklinin ihaleye katılma yeterliğini göstermek amacıyla değil, yüklenicinin sözleşme kapsamındaki işi gerektiği şekilde yerine getirebilmesi amacıyla istenir.
Bu tür yükümlülükler Teknik Şartnamede düzenlenebilir.
5.Peki Teknik Şartnamede Belge Var, İdari Şartnamede Yoksa Ne Olur?
Burada belgenin niteliğine bakılması gerekir.
Eğer Teknik Şartnamede yer alan belge;
“İsteklinin ihaleye katılabilmesi için sunması gereken bir belge” veya “yeterlik kriteri” niteliğindeyse, bunun İdari Şartnamede de yeterlik kriterleri kapsamında düzenlenmiş olması önem taşır.
Buna karşılık belge;
“İşi üstlenen yüklenicinin sözleşmenin uygulanması sırasında sunması gereken bir belge” niteliğindeyse, bu belgenin Teknik Şartnamede düzenlenmesi mümkündür. Bu nedenle tek başına:
“Belge Teknik Şartnamede var.” Veya “Belge İdari Şartnamede yok.” demek yeterli değildir. Asıl olarak belgenin hangi aşamada ve hangi amaçla istendiğinin tespit edilmesi gerekir.
6.KİK Kararlarında Konu Nasıl Değerlendiriliyor?
Kamu İhale Kurulu kararlarında da bu ayrım açıkça yapılmaktadır.
Uyuşmazlık Konusu
Uyuşmazlık, Teknik Şartnamede yüklenicinin sunması gereken bazı belgelerin, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bir yeterlik kriteri olarak dikkate alınıp alınamayacağı noktasında ortaya çıkmıştır.
İhaleye ilişkin Teknik Şartnamenin “Yüklenicinin Yükümlülükleri” başlıklı 5’inci maddesinde, yüklenici tarafından sunulması gereken çeşitli belgeler düzenlenmiştir. Bunlar arasında;
- Yerler İçin Genel Kurallar Standardına Uygunluk Belgesi,
- TS 13811 – Hijyen ve Sanitasyon Yönetim Sistem Belgesi,
- TS 13075 – Gıda Taşıma Araçlarının Hizmet Yeterlilik Belgesi bulunmaktadır.
Başvuru sahibi, bu belgelerin ihale dokümanında yer aldığına dikkat çekerek, ihale üzerinde bırakılan isteklinin söz konusu bilgi ve belgelere sahip olup olmadığının tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında araştırılması gerektiğini ileri sürmüştür. Başka bir ifadeyle başvuru sahibinin iddiası, Teknik Şartnamede belirtilen bu belgelerin teklif aşamasında aranması ve belgeleri sunmayan isteklinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği yönündedir.
İdari Şartnamede Ne Düzenlenmişti?
Uyuşmazlığın en önemli noktası burada ortaya çıkmaktadır.
İdari Şartnamenin 7.5.4’üncü maddesinde, isteklilerin teklifleri kapsamında sunması gereken ve Teknik Şartnamede belirtilen herhangi bir belge düzenlenmemiş, bu bölüm boş bırakılmıştır.
Ayrıca İdari Şartnamenin 7.5.5’inci maddesinde, İdari Şartnamenin 7’nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgelerin tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmayacağı düzenlenmiştir.
Dolayısıyla Teknik Şartnamede bazı belgeler bulunmasına rağmen, bu belgeler İdari Şartnamenin yeterlik kriterlerine ilişkin bölümünde düzenlenmemiştir.
KİK’in Değerlendirmesi
Kamu İhale Kurulu, öncelikle 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 10’uncu maddesine dikkat çekmiştir.
Kanun’un 10’uncu maddesine göre, ihale konusu işin niteliğine göre hangi bilgi ve belgelerin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağının ihale dokümanında ve ihale ilanında belirtilmesi gerekmektedir.
Kurul ayrıca 4734 sayılı Kanun’un 12’nci maddesini ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 30’uncu maddesini birlikte değerlendirmiştir.
Yönetmeliğin 30’uncu maddesine göre, İdari Şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olan mesleki ve teknik yükümlülükler Teknik Şartnamede düzenlenebilir.
Ancak yeterlik kriteri niteliğindeki belgelerin yalnızca Teknik Şartnamede düzenlenerek teklif değerlendirmesinde dikkate alınması mümkün değildir.
Kurul bu nedenle, Teknik Şartnamede yer alan belgelerin yeterlik kriteri olarak dikkate alınabilmesi için bunların İdari Şartnamenin 7.5.4’üncü maddesinde açıkça düzenlenmesi gerektiği sonucuna ulaşmıştır.
Sonuç
Kurul, uyuşmazlık konusu belgelerin Teknik Şartnamede düzenlenmiş olmasına rağmen, İdari Şartnamenin 7.5.4’üncü maddesinde yeterlik kriteri olarak düzenlenmediğini tespit etmiştir.
Bu nedenle söz konusu belgelerin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bir yeterlik kriteri olarak dikkate alınamayacağına karar verilmiştir.
Kurul ayrıca bu belgelerin, sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olan mesleki ve teknik yükümlülüklere ilişkin belgeler niteliğinde olduğunu değerlendirmiştir.
Sonuç olarak başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamış ve itirazen şikâyet başvurusu reddedilmiştir.
Kararın Önemi
Bu karar, Teknik Şartname ile İdari Şartname arasındaki belge düzenlemelerinin nasıl değerlendirilmesi gerektiğini göstermesi bakımından önemlidir.
Karardan çıkan temel sonuç şudur:
Teknik Şartnamede bir belgenin istenmiş olması, bu belgenin kendiliğinden yeterlik kriteri haline geldiği anlamına gelmez.
Eğer belge isteklinin ihaleye katılım yeterliğinin değerlendirilmesinde kullanılacaksa, bunun İdari Şartname ‘de yeterlik kriteri olarak açıkça düzenlenmesi gerekir.
Buna karşılık belge, ihaleyi kazanan yüklenicinin sözleşmenin uygulanması sırasında yerine getirmesi gereken bir mesleki veya teknik yükümlülüğe ilişkinse, Teknik Şartnamede düzenlenebilir ve tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.
7.Önemli Bir Ayrıntı: Teknik Şartnameye Cevap Formu
Uygulamada ayrıca “Teknik Şartnameye Cevap”, “Teknik Uygunluk Belgesi” veya benzeri dokümanların da ayrıca değerlendirilmesi gerekir.
Örneğin İdari Şartnamenin 7.5.4’üncü maddesinde açıkça:
“Teknik Şartnameye Cevap Formu teklif kapsamında sunulacaktır.” şeklinde bir düzenleme yapılmışsa, bu belgenin yeterlik kriteri olarak değerlendirilmesi mümkün hale gelebilir.
KİK’in bu konuda da kararları bulunmaktadır. Örneğin Kamu İhale Kurulu’nun 2025 tarihli bir kararında, Teknik Şartname Cevap Formunun İdari Şartnamenin 7.5.4’üncü maddesinde açıkça yeterlik kriteri olarak düzenlenmesi nedeniyle, formdaki eksikliklerin teklif değerlendirmesinde dikkate alınabileceği değerlendirilmiştir.
Bu durum, konunun yalnızca Teknik Şartnameye bakılarak çözülemeyeceğini göstermektedir.
Son Olarak İdareler Belge İsterken Nelere Dikkat Etmeli?
İdareler açısından temel olarak şu ayrımın yapılması gerekir:
Birinci soru: Bu belge isteklinin ihaleye katılım yeterliğini mi gösteriyor?
Eğer cevap evetse, belgenin yeterlik kriteri olarak ilgili ihale dokümanında açıkça düzenlenmesi gerekir.
İkinci soru: Bu belge yalnızca işin sözleşme aşamasında düzgün şekilde yürütülmesi için mi gerekli?
Eğer cevap evetse, söz konusu yükümlülüğün Teknik Şartnamede düzenlenmesi mümkündür.
Üçüncü soru: Belge hem yeterlik hem de sözleşme aşamasıyla mı ilişkili?
Bu durumda idarenin düzenlemeyi açık ve tereddüde yer vermeyecek şekilde yapması gerekir.
Çünkü belgenin hangi aşamada sunulacağı açıkça belirtilmezse, tekliflerin değerlendirilmesi sırasında uyuşmazlık çıkması kaçınılmaz hale gelebilir.